Inmiddels zijn we enkele weken verder in de intelligente lockdown en raken we elke dag iets meer gewend aan het thuiswerken. Vergaderingen met collega’s of meetings met externen worden nu via online tools geregeld. In dit blog zullen een aantal online tools toegelicht worden die gebruikt worden binnen Happy Talents.
Google Hangouts
Google Hangouts geeft je de mogelijkheid om zowel te chatten als te (video)bellen met collega’s. Wanneer je als organisatie gebruik maakt van G Suite, zijn er in verband met het Coronavirus premium Google Hangouts mogelijkheden vrijgegeven (tot en met 20 september 2020). Hierdoor is het mogelijk voor zakelijke G Suite gebruikers mogelijk om een vergadering in Google Hangouts te live streamen of een vergadering op te nemen. Daarnaast is de capaciteit vergroot en is het mogelijk om met 250 mensen aan een vergadering deel te nemen. Voorheen was dit maximaal 100. Google Hangouts is hiermee een prima tool voor online vergaderingen.
Microsoft Teams
Microsoft Teams is een digitale hub die geïntegreerd werkt met alle Microsoft Office 365 programma’s. Hierdoor geeft Teams meteen toegang tot Word, PowerPoint en OneNote, maar ook tot SharePoint. Het delen van bestanden wordt hierdoor in één interface tussen jou en je collega’s nog makkelijker gemaakt. Binnen Microsoft Teams is het mogelijk om verschillende chat groepen aan te maken per team of projectgroep. Een groot voordeel van Microsoft Teams is de mogelijkheid om tot maximaal 10.000 mensen (binnen of buiten je organisatie) een online vergadering te houden. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om audio, video- en schermdelingsactiviteiten op te nemen met automatische transcriptie. Hierdoor is het achteraf altijd mogelijk om belangrijke discussiepunten terug te zoeken. Niet voor niets dus dat steeds meer organisaties deze tool gaan gebruiken.
WebEx
Met WebEx van Cisco is het mogelijk om online vergaderingen te plannen, hosten en eraan deel te nemen vanuit de applicaties waarmee jouw organisatie dagelijks werkt. Dit komt doordat WebEx geïntegreerd werkt met verschillende applicaties zoals Microsoft Office 365 programma’s, Google Drive, Gmail en Salesforce. Door de end-to-end gegevensencryptie en gegevensbescherming worden alle gegevens in WebEx goed beveiligd om veilig te kunnen werken. Deze tool zie je vaak terugkomen bij grote corporate organisaties.
MURAL
Naast online vergader tools, zijn er ook andere online tools die het brainstormen en samenwerken met collega’s op afstand makkelijker én leuker maken. MURAL is een visueel samenwerkingsplatform waarbij teams in een online omgeving samenwerken. MURAL faciliteert als het ware een digitaal whiteboard waarop teams visueel hun ideeën kunnen uitwerken. Ieder teamlid kan zijn gedachtes op een Post-it typen. Waarna alle Post-its georganiseerd kunnen worden in lijstjes, flowcharts, diagrammen, frameworks, methodes en tekeningen om je team te activeren. MURAL helpt om verbanden en patronen te vinden en stimuleert Agile processen. Goed om te weten is dat MURAL een HTML5 webapplicatie is die het beste functioneert via Google Chrome (Firefox en Safari worden ook ondersteund). Bij Happy Talents gebruiken we deze tool al regelmatig, ook voordat we vanuit huis gingen werken.
TeamViewer
Een andere online tool die samenwerken vergemakkelijkt is TeamViewer. TeamViewer is een applicatie waarbij je computers en mobiele apparaten op afstand kan beheren en besturen alsof ze binnen handbereik zijn. TeamViewer kan een oplossing zijn voor toegang, beheer en ondersteunende werkzaamheden op afstand. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat een klant ondersteuning nodig heeft, maar door de lockdown is fysieke hulp niet mogelijk. TeamViewer is hierbij de oplossing. Beide apparaten dienen de TeamViewer software geïnstalleerd te hebben. Daarna geeft degene wiens apparaat overgenomen dient te worden zijn ID en wachtwoord door aan de ander. Nu is het mogelijk om het apparaat te beheren en besturen op afstand. Erg handig dus!
Er zijn dus verschillende online tools die het samenwerken en brainstormen met collega’s makkelijker maken. Vooral visuele tools zoals MURAL zijn interessant als je met je team een net wat actievere meeting wil hebben. Vragen over een van deze tools? Neem contact met ons op via het contactformulier.
